メール添付用にPDFを5MB以下にする方法
「添付は5MB以下でお願いします」と指定されたら、目標を4.5〜4.8MBに設定し、まずテキスト保持モードで小さくするのが確実です。5MBちょうどに合わせると、数え方の違いで受け取れないことがあるためです。
なぜ「5MB以下」と指定されるのですか？
受け取る側の会社や団体が、メールサーバーで受信できる容量を決めているためです。上限は組織ごとに異なり、送る側からは見えません。たとえばGoogleは、個人のGmailアカウントの添付上限を25MBと案内していますが、仕事や学校のアカウントでは管理者が上限を決めるとしています。相手が「5MB」と伝えてきたなら、その数字が最優先です。
4.8MBのPDFなら確実に届きますか？
PDFが4.8MBでも、メールとして送るときはそれより大きくなります。添付ファイルは送信時にBase64という方式で文字に変換され、3バイトが4文字になるため（RFC 2045）、改行を含めるとおよそ1.37倍になります。
ここで注意したいのは、相手の「5MB」がファイルの大きさなのか、メール全体の大きさなのかわからない点です。ファイルの大きさを指しているなら4.8MBで問題ありませんが、メール全体の上限という意味なら、ファイルは約3.6MB（5 ÷ 1.37）以下にしておく必要があります。大事なやり取りでは、念のため小さめに作るか、相手に確認すると安心です。
文字を残したまま小さくするには？
テキスト保持モードを使います。このモードはPDF内の写真やスキャン画像だけを再圧縮し、文字はそのまま残します。見積書や契約書のように文字が中心のPDFは、受け取った側が文字を検索・コピーすることもあるので、このモードが向いています。
手順は次のとおりです。
- PDF圧縮を開き、PDFを選びます。
- 目標容量に「4.8」MB（メール全体の上限なら「3.6」MB）を入力します。
- テキスト保持モードのまま処理し、プレビューで数字や印影が読めるか確認します。
- ［保存］を押し、メールに添付します。
それでも5MBに収まらないときは？
写真の多い資料やスキャンした書類では、テキスト保持モードでは目標に届かないことがあります。その場合は「テキスト保持モードでは最小○○まででした」と表示されるので、次のどちらかを選んでください。
- 強力モードに切り替える：ページを画像にして、ほとんどの場合目標に届きます。文字の選択・検索はできなくなります。
- ファイルを分けて送る：章ごとや書類ごとに分け、それぞれを5MB以下にして複数のメールで送ります。
アップロード型のツールと何が違いますか？
多くのオンラインPDFツールは、ファイルをサーバーにアップロードして処理します。このサイトはブラウザの中だけで処理するため、社外秘の資料や個人情報を含む書類でも、ファイルが外部のサーバーに渡りません。社内ルールでオンラインツールへのアップロードが禁止されている場合にも、確認のうえで使いやすい方法です。
まとめると、目標は上限より少し低く、まずテキスト保持モード、届かなければ強力モードか分割、という順番です。
よくある質問
5MBちょうどに仕上げても大丈夫ですか？
おすすめしません。MBの数え方の違いやメールの変換による増加で、境界ぎりぎりのファイルは受け取れないことがあります。4.5〜4.8MBを目安にしてください。
ZIPに圧縮すれば小さくなりますか？
PDFの中の写真はほとんどがすでに圧縮されているため、ZIPにまとめても大きさはあまり変わりません。小さくするにはPDF内の画像を再圧縮する必要があります。
パスワード付きPDFは圧縮できますか？
このツールではパスワード付きPDFを開けません。送り先とのやり取りでパスワードが必要な場合は、圧縮したあとに社内で指定された方法で保護してください。
スキャンした書類が5MBに収まりません。
テキスト保持モードで「テキスト保持モードでは最小○○まででした」と表示された場合は、強力モードを選ぶとほとんどの場合5MB以下に収まります。ただし文字の選択・検索はできなくなります。
複数のPDFを1通で送る場合は？
上限は添付ファイルの合計で考えます。PDF結合で1つにまとめてから圧縮すると、合計容量を一度で管理できます。