이메일 첨부 용량을 넘을 때 PDF 줄이는 법
메일 첨부가 막힐 때는 파일 크기만 보지 말고 '메일 한도 ÷ 1.37'을 넘지 않도록 PDF를 줄이면 됩니다. 첨부 파일은 보낼 때 문자로 바뀌면서 약 3분의 1 커지기 때문에, 한도보다 조금 작은 파일도 실제로는 한도를 넘을 수 있습니다.
한도보다 작은데 왜 메일이 안 가나요?
첨부 파일은 그대로 전송되지 않고 Base64라는 방식으로 글자로 바뀌어 메일 본문에 실립니다. 이 방식은 3바이트를 4글자로 표현하므로(RFC 2045), 줄바꿈까지 더하면 파일이 대략 1.37배가 됩니다. 20MB짜리 PDF는 메일 안에서 약 27MB가 되는 셈입니다.
그래서 Google이 안내하는 개인 Gmail 계정의 첨부 한도 25MB를 기준으로 하면, PDF는 대략 18MB 이하로 줄여야 여유가 있습니다(25 ÷ 1.37 ≈ 18.2). 다른 메일 서비스도 같은 원리로 계산하면 됩니다.
내가 쓰는 메일의 한도는 어떻게 알 수 있나요?
메일 서비스 고객센터의 '첨부 파일' 도움말에서 확인하는 것이 정확합니다. 국내 메일 서비스 중에는 일반 첨부 한도를 넘으면 자동으로 '대용량 첨부'(다운로드 링크)로 바꿔 주는 곳이 있습니다. 링크 방식이 꼭 나쁜 건 아니지만, 받는 사람 입장에서는 한 번 더 내려받아야 하고 보관 기간이 지나면 열 수 없습니다.
받는 사람 쪽에서 막히는 경우도 있나요?
있습니다. 내 메일에서는 잘 나갔는데 상대가 못 받았다면, 받는 쪽 회사 메일 서버의 수신 한도가 더 낮았을 수 있습니다. 거래처나 채용 담당자에게 보내는 중요한 메일이라면 한도를 미리 묻거나, 처음부터 작게 줄여 보내는 것이 안전합니다.
몇 MB로 줄여야 하나요?
계산은 간단합니다. (상대가 받을 수 있는 한도 또는 내 메일 한도 중 작은 값) ÷ 1.37에서 조금 더 여유를 두세요. 첨부가 여러 개라면 합계가 기준입니다.
| 메일 한도 | 첨부 합계 권장 상한(÷1.37, 내림) |
|---|---|
| 10MB | 약 7MB |
| 20MB | 약 14MB |
| 25MB | 약 18MB |
줄일 때 화질은 얼마나 떨어지나요?
텍스트 보존 모드는 사진과 스캔 이미지만 다시 압축하고 글자는 그대로 둡니다. 계약서·견적서처럼 글자가 대부분인 PDF는 원래 작아서 줄어드는 폭이 크지 않고, 사진이나 스캔이 많은 PDF가 많이 줄어듭니다. 저장 전에 미리보기에서 원본과 결과를 나란히 확대해 숫자와 서명이 읽히는지 확인하세요.
정리하면, 메일 한도를 1.37로 나눈 값보다 작게, 첨부 합계 기준으로 맞추면 됩니다. 여러 서류를 한 통에 보낸다면 PDF 합치기로 묶은 뒤 한 번에 줄이는 것이 가장 빠릅니다.
자주 묻는 질문
대용량 첨부(링크)로 보내면 안 되나요?
보낼 수는 있지만 받는 사람이 링크를 열어 따로 내려받아야 하고, 메일 서비스에 따라 보관 기간이 지나면 링크가 만료됩니다. 제출용이나 보관용이라면 파일을 줄여 일반 첨부로 보내는 편이 깔끔합니다.
회사 메일은 한도가 다른가요?
네, 회사나 학교 메일은 관리자가 한도를 정합니다. Gmail도 업무·학교 계정은 관리자가 한도를 정한다고 안내합니다. 받는 쪽 회사의 한도가 더 낮을 수 있으니 중요한 메일은 미리 물어보세요.
PDF를 압축 파일(ZIP)로 묶으면 작아지나요?
거의 줄지 않습니다. PDF 안의 사진은 대부분 이미 압축된 상태라 ZIP으로 한 번 더 묶어도 크기 차이가 작습니다. 용량을 줄이려면 PDF 안의 이미지를 다시 압축해야 합니다.
여러 PDF를 나눠서 보내는 게 나을까요, 합쳐서 줄이는 게 나을까요?
받는 사람이 한 파일을 원하면 합친 뒤 줄이고, 서류별로 확인해야 한다면 나눠 보내세요. 어느 쪽이든 메일 한 통의 첨부 합계가 기준이라는 점은 같습니다.
휴대폰 메일 앱에서도 똑같나요?
네, 한도는 메일 서비스 기준이라 앱이든 웹이든 같습니다. 휴대폰 브라우저에서 PDF를 줄이고 저장한 뒤 메일 앱에서 첨부하면 됩니다.