관공서·채용·학교 제출 'PDF 용량 초과' 해결 순서
온라인 제출 화면에서 'PDF 용량 초과'가 뜨면, ① 공고문에서 한도와 형식을 확인하고 ② 한도보다 조금 낮은 목표로 ③ 글자를 지키는 모드부터 줄인 뒤 ④ 결과 파일을 열어 확인하는 순서가 가장 빠릅니다. 아래는 마감 직전에도 그대로 따라 할 수 있게 정리한 순서입니다.
1. 한도는 어디서 확인하나요?
공고문의 '제출 서류' 또는 '유의 사항' 항목과 첨부 버튼 옆 안내 문구를 먼저 보세요. 한도는 기관과 시스템마다 다르기 때문에, 다른 기관에서 통했던 숫자를 그대로 믿으면 안 됩니다. 이 글에도 특정 기관의 한도 숫자는 적지 않았습니다. 확인할 것은 세 가지입니다.
- 파일 하나당 한도인지, 전체 첨부 합계 한도인지
- 여러 서류를 한 파일로 내야 하는지, 서류별로 따로 내야 하는지
- PDF만 받는지, JPG도 받는지
2. 목표 용량은 얼마로 잡아야 하나요?
한도보다 0.1~0.2MB 낮게 잡으세요. '5MB 이하'라면 4.8MB를 목표로 두는 식입니다. MB를 1,000,000바이트로 세는 시스템과 1,048,576바이트로 세는 시스템이 있어서, 정확히 5.0MB로 맞춘 파일이 경계에서 거절되는 일을 막을 수 있습니다.
3. 어떤 모드로 줄여야 하나요?
먼저 텍스트 보존 모드로 시도하세요. 사진과 스캔 이미지만 다시 압축하고 글자는 그대로 두기 때문에, 심사자가 서류에서 글자를 검색하거나 복사해도 문제가 없습니다. '텍스트 보존 모드로는 최소 ○○까지 줄었습니다'라는 안내가 나오면 그때 강력 모드를 고르면 됩니다. 강력 모드는 페이지를 이미지로 바꿔 거의 항상 목표에 닿지만 글자 선택이 되지 않습니다.
스캔한 서류가 유독 크다면 스캔 PDF가 큰 이유를 함께 보세요.
4. 줄인 파일이 계속 거절되면 무엇을 봐야 하나요?
용량이 한도 아래인데도 거절된다면 용량이 아닌 다른 조건일 가능성이 큽니다. 파일 이름에 특수문자나 너무 긴 이름이 들어 있는지, 확장자가 .pdf로 끝나는지, 암호가 걸려 있지 않은지 확인해 보세요. 일부 제출 시스템은 이런 조건에서도 '첨부 실패'라는 같은 메시지를 보여줍니다.
5. 제출 직전에 꼭 할 일은?
저장한 결과 파일을 한 번 열어 보세요. 첫 페이지, 사진이 들어간 페이지, 서명·직인이 있는 페이지가 읽히는지만 확인하면 됩니다. 확대했을 때 숫자가 번져 보이면 목표 용량을 조금 올려 다시 만드는 것이 안전합니다.
정리하면, 한도 확인 → 여유 있는 목표 → 텍스트 보존 모드 → 필요할 때만 강력 모드 → 결과 열어 보기입니다. 여러 서류를 한 파일로 내야 한다면 PDF 합치기로 먼저 묶은 뒤 같은 순서로 줄이면 됩니다.
자주 묻는 질문
용량 한도가 공고문에 안 적혀 있으면요?
제출 화면의 첨부 버튼 주변이나 오류 메시지에 적혀 있는 경우가 많습니다. 그래도 없으면 담당 부서 문의가 가장 확실하고, 답을 기다리기 어렵다면 일단 작게 만들어 시도해 보세요.
강력 모드로 줄인 서류를 내도 문제없나요?
화면에서 읽는 데는 문제가 없지만, 결과 파일에서 글자 선택·검색이 되지 않습니다. 제출처가 '텍스트 검색 가능한 PDF'를 요구한다면 텍스트 보존 모드로 줄이거나 서류를 나눠 내세요.
여러 서류를 하나로 내라는데 합치면 한도를 넘어요.
합친 뒤 결과 화면에서 바로 '이 파일 용량 줄이기'로 이어가면 됩니다. 사진이 들어간 서류가 용량 대부분을 차지하니, 그 서류만 미리 줄여 두는 방법도 있습니다.
휴대폰으로만 제출해야 하는데 가능할까요?
네. Android Chrome과 iPhone Safari에서 줄이기와 합치기를 모두 할 수 있습니다. 다만 수십 MB가 넘는 파일은 컴퓨터가 더 안정적입니다.
개인정보가 담긴 서류를 온라인 도구에 넣어도 되나요?
파일을 서버로 올리는 서비스라면 운영사의 보관·삭제 정책을 먼저 읽어 보는 것이 좋습니다. 이 사이트는 파일을 서버로 보내지 않고 브라우저 안에서만 처리합니다.